Dice un viejo proverbio que “las cosas bien hechas, bien parecen”. Esta contundente afirmación concuerda plenamente con la metodología de las 5 ESES, que con origen en la factoría japonesa de Toyota en los años 60, nos ayuda a través de un método sencillo y muy estandarizado, disfrutar de un lugar de trabajo más organizado, limpio, productivo y, en definitiva, agradable.
Su nombre se debe a las 5 palabras que lo definen que en japonés empiezan por “S”: Seiri (Eliminar o Clasificar), Seiton (ordenar), Seiso (limipar), Seiketsu (normalizar) y Shitsuke (hábito). En inglés su nombre es “Housekeeping” y me parece que introduce un concepto muy apropiado, el de ser dueños de la casa (y actuar como tal) también en el trabajo.
Gracias a mi certificación en la metodología 5 ESES, he implantado con éxito , a lo largo de los últimos 15 años, programas de mejora de la producción basados en dicha metodología, en varias Empresas de diferentes sectores.
La primera experiencia que se aprende es que la puesta en marcha de estos programas, ademas de requerir un profundo conocimiento de la metodología de las 5 ESES, necesitan del desarrollo en paralelo de un programa de gestión del cambio. Sin este último, todo puede quedarse en la teoría y el programa irá perdiendo pulso paulatinamente, hasta su completa desaparición. Tiempo y dinero invertido en nada.
Es necesario que las personas se apropien de la esencia de la metodología y la hagan suya, para implementar y mantener todas las mejoras
Pero ¿en que consiste la metodología 5 ESES?. Como decíamos al principio, consta de 5 fases:
La primera fase es Seiri = CLASIFICAR
El objetivo de esta fase es disponer en el área de trabajo sólo del material necesario. Por lo tanto el primer paso a dar, es distinguir entre lo necesario y lo innecesario y eliminar de esto último.
En áreas como la industrial, el beneficio es claro. Manteniendo despejada el área de trabajo y evitando pérdidas innecesarias de tiempo debido a material superfluo que nos impide encontrar lo que necesitamos de forma más rápida.
En el ámbito industrial el impacto es muy visual, pero en oficinas o puestos de trabajo administrativos también se reducen de forma considerable el número de errores o tiempos mal empleados.
La segunda fase es Seiton = ORDENAR
Lo que toca en este momento es organizar el puesto de trabajo, de forma que el trabajador sabe de forma clara y rápida donde está todo aquellos que necesita.
Esta fase responde al lema de “cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa”.
La tercera es Seiso = LIMPIAR
Cosiste en mantener limpio el lugar de trabajo y es una consecuencia de las dos anteriores. La limpieza supone en el caso de sectores industriales, por ejemplo, dejar el lugar de trabajo recogido, las máquinas limpias y las herramientas colocadas en su sitio, etc. Además de limpiar es conveniente tener identificadas las posibles fuentes de suciedad.
Esta tarea es imprescindible cuando se trabaja a turnos, ya que los trabajadores encontrarán las instalaciones y la maquinaria lista para comenzar a trabajar desde su incorporación al puesto de trabajo.
Esta etapa impacta claramente en la imagen que la empresa proyecta, con puestos de trabajo limpios, bien colocados, organizados y pulcros.
La limpieza, genera limpieza. Lo contrario también se contagia (y seguramente a mayor velocidad).
La cuarta es Seiketsu = NORMALIZAR
También llamada de estandarizar. Esta fase es la que permite crear unos procedimientos de trabajo por los que se convierta en hábito las formas de actuar anteriores. En este caso la empresa debe explicar y hacer saber a toda la plantilla lo que se espera de ellos con las 5 ESES, en tiempo y forma y facilitar los medios para que así sea.
La quinta y última es Shitsuke = HÁBITO
Esta es tal vez la más importante porque permite la comprobación y mantenimiento de todas las anteriores, introduciendo en concepto de disciplina en el sentido de respetar el método y llevarlo a la práctica de forma continuada.
Uno de los aspectos más significativos del método de las 5 ESES es que se aplica a través de la creación de equipos de trabajo heterogéneos, propios de la organización en la que se implanta, necesitando sólo la asesoría y acompañamiento de un especialista, consultor experto en la metodología.
La creación de estos equipos de trabajo, acompañados por el consultor son una esencial fuente de inspiración y control para todo el proceso. Los miembros del equipo deben representar todas las áreas de la empresa (así se recogen todas las necesidades y sensibilidades al respecto), asignando diferentes roles, que quedarán claramente establecidos.
El consultor ayuda a la transmisión del conocimiento sobre la herramienta y su implantación, llevando a cabo junto al equipo, sesiones de formación y sensibilización para toda la plantilla. Desde mi experiencia puedo afirmar que el grado de compromiso que se consigue con este tipo de proyectos, es altísimo por parte de los empleados, incrementando notablemente el orgullo de pertenencia a la organización.
Hay que tener en cuenta que los resultados de implantación de las 5 ESES son espectaculares, como lo demuestran estas fotos, y las personas que han colaborado en su implantación suelen llevar por bandera el trabajo realizado para hacer de la empresa un lugar más limpio, organizado y seguro.
Son notables los cambios, más bien diría, profundas transformaciones que han experimentado empresas del sector de la automoción, la hostelería, sector industrial, alimenticio, etc.
Otra de las ventajas que ofrece esta metodología es la autogestión que se produce tras la puesta en marcha efectiva en una empresa. En efecto, una vez imbuida toda la organización de la filosofía de las 5 ESES, el propio grupo de trabajo inicial u otro adiestrado al efecto, revisarán el mantenimiento de la herramienta con auditorías periódicas, nuevas sesiones de formación, etc. Así el papel del consultor es limitado en el tiempo, lo cual también reduce de forma significativa los costes, al convertirse las 5 ESES en una herramienta interna.
“Las cosas bien hechas bien parecen”. Las 5 ESES permiten reducir tiempos muertos, desperdicios, suciedad y contribuyen a aumentar la seguridad, la productividad y el clima organizacional. Reducen los cuellos de botella, mejoran la calidad, optimizan el stock, mejoran la organización, optimizan el uso de la maquinaria y de las instalaciones y en muchas ocasiones, incide y mejora el sistema de incentivos.
Por último, proyectan una imagen de empresa organizada y solvente.
Pasamos muchas horas al día en nuestro puesto de trabajo. Este debería ser lo más agradable posible. ¿te animas a la transformación?
(May Ferreira es Consultora certificada en la metodología 5 ESES)
Publicado por May Ferreira
Executive Manager de R&H Talento y Personas
Los equipos de trabajo
representan más que la suma de las sinergias y habilidades de sus
miembros. Se han convertido en pieza clave en
la mayoría de las organizaciones. 
