Una adecuada gestión del tiempo es así mismo un ejercicio de respeto por los demás: su tiempo es tan valioso como el mío. Y es un elemento a tener en cuenta en la productividad de un equipo. Una correcta planificación del tiempo y sus prioridades, se traduce en una competencia técnica y profesional altamente reconocida en las organizaciones.
Según datos de un estudio al que nos referiremos posteriormente, a pesar de dedicar a nuestro trabajo una media que supera las 9 horas diarias, nuestra productividad real apenas alcanza las 6 horas. Y esta situación debe ser objeto de un concienzudo análisis. Porque antes de planificar hay que averiguar en qué estoy empleando mi tiempo y cuánto me reporta esa utilización.
Ese imprescindible análisis sobre a qué dedico mi tiempo lleva aparejado algunas recetas infalibles:
Ocupar las horas más productivas del día en las tareas que requieren más esfuerzo, concentración o capacidad cognitiva. Eso depende de cada uno de nosotros, pero en general las primeras horas de la mañana, si van precedidas de un sueño reparador, suelen ser las idóneas. Porque ese es un elemento importante: la falta de sueño o la duración inadecuada de nuestras horas de descanso incide en nuestra capacidad de rendimiento. Y ya lo hemos dicho antes, de poco me sirve estar en mi puesto de trabajo diez horas si apenas rindo cinco o seis. Eso sólo contribuirá a agotarme física y mentalmente.
Las horas son las mismas para nosotros que para grandes directivos, investigadores, científicos o empresarios. No nos engañemos. El problema no es “me falta tiempo”, es que tengo un cierto lío con mis tareas y su jerarquización.
¿Trabajas por impulsos o te preocupas por fijar objetivos? Anuales, mensuales, semanales, diarios…. Pues esa tarea es ineludible, y cuando hayas interiorizado que hay que hacerlo
ya no podrás vivir en el caos y la improvisación.
Un estudio sobre Tiempo y Productividad publicado por Work Meter confirma, por ejemplo, que consultamos el mail unas 35 veces al día lo cual supone la cuarta parte de nuestra jornada laboral!!!!! Las interrupciones están entre las 50 y 60 diarias y lo más grave es que tras ser interrumpidos necesitamos entre 2 y 3 minutos para estar de nuevo concentrados al 100%. Según ese mismo estudio, el coste de todos esos ladrones de tiempo está valorado en más de 8.000 euros por empleado y año. Los datos hablan por sí solos.
Inadecuada gestión del mail, pérdida de tiempos en reuniones poco fructíferas, compañeros que nos interrumpen sin descanso. Y todo esto sin haber mencionado todavía cómo nuestro trabajo invade otras esferas de nuestra vida que deberían estar más protegidas. Que tire la primera piedra quién no atiende llamadas desde su casa después de la cena, quien no mira de cuando en cuando el mail los fines de semana como si el futuro de la Empresa dependiera exclusivamente de nosotros o quien se ha levantado de una comida o ha salido de un curso para atender una llamada.
Otro ladrón de tiempo, aunque este de tipo interno, es la actitud de procastinar (es decir aplazar, postergar algo que tenemos que hacer) y que tampoco nos ayuda. Este ladrón de guante blanco viene muy determinado por nuestra actitud ante el trabajo y nuestra personalidad. En este caso, si un comportamiento procastinador nos perjudica hay que echar mano del sabio refranero español “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”.
Planificar y visualizar con anticipación la globalidad de nuestras tareas nos permitirá centrarnos en el core business de nuestra actividad, desechando las tareas improductivas o delegables.
Planteo también para la reflexión un estudio de la
Universidad de Stanford que explica las disfunciones que genera la llamada “multitarea” (atendemos varios temas a la vez y todos con alta exigencia), disminuyendo nuestra capacidad de concentración y la calidad del trabajo realizado, al existir muy poca orientación al detalle. Ese estudio afirma que la multitarea es sólo un recurso en casos especiales, pero no un modo de trabajar adecuado. Y sin embargo miro a mi alrededor y me parece estar rodeada por muchos y muchas multitareas permanentes. ¿Estaremos poniendo el foco en el lugar equivocado?
Otro error bastante común es la asignación mal calculada de tiempos a los trabajos que tenemos encomendados y que debería ser lo más realista posible, para evitar la Ley de Parkinson que dice “se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tiene para ello”.
Por último me gustaría recordar la necesidad de reservar momentos para pensar y reflexionar. No sólo hay que ejecutar. Pensar nos permite innovar y mejorar, elementos básicos de la competitividad.
Y cuidado, revisa tu personalidad y tu forma de actuar. Si tienes un perfil controlador o paternalista, lo tienes un poco más difícil. Tus jornadas podrán ser muy largas si necesitas supervisar en todo a tu equipo porque no te fías de ellos o porque asumes tareas que no son tuyas.
Yo valoro enormemente mi tiempo y me gusta ser su dueña. Es bueno para mí y para los que me rodean. Y tú, ¿quieres ser dueño de tu tiempo?
May Ferreira
