Los 10 artículos más leídos del Blog

Una recopilación de los 10 artículos más leídos y de los 5 vídeos más vistos en el Blog de Recursos Humanos

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Publicado por Juan Bueno.
Managing Partner de R&H Talento y Personas

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Dueño de mi tiempo.

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Un compendio de consejos y herramientas útiles para optimizar nuestro recurso más escaso: el tiempo, TU TIEMPO.

La clave no está en el tiempo de que disponemos, que es el mismo para todos, sino en lo que hacemos con ese tiempo, es decir, en cómo lo empleamos.

Para ser dueños de nuestro tiempo es preciso hacer las cosas que tenemos que hacer y hacerlas bien, lo cual introduce el concepto de eficiencia, es decir, lograr hacerlas con el menor coste posible, tanto en tiempo como en dinero.

Publicado por Juan Bueno.

Managing Partner de R&H Talento y Personas

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Dueño de mi tiempo

Mi experiencia en la implantación de programas de “Gestión del tiempo y productividad” me ha llevado a dos claras conclusiones: Es unánime la preocupación de trabajadores y directivos reflejada en la expresión “no tengo tiempo”; y son muy “agradecidos” (si me permitís expresión tan coloquial) dichos programas. El motivo del éxito de éstos es la convicción de la importancia del tiempo en la vida actual. Son también numerosas las personas que afirman que “el tiempo es oro”, aunque yo creo que el tiempo es vida. Y la vida es lo más valioso que tenemos. De modo que no es cuestión baladí empezar a distinguir entre lo importante y lo urgente.

Una adecuada gestión del tiempo es así mismo un ejercicio de respeto por los demás: su tiempo es tan valioso como el mío. Y es un elemento a tener en cuenta en la productividad de un equipo. Una correcta planificación del tiempo y sus prioridades, se traduce en una competencia técnica y profesional altamente reconocida en las organizaciones.

Según datos de un estudio al que nos referiremos posteriormente, a pesar de dedicar a nuestro trabajo una media que supera las 9 horas diarias,  nuestra productividad real apenas alcanza las 6 horas. Y esta situación debe ser objeto de un concienzudo análisis. Porque antes de planificar hay que averiguar en qué estoy empleando mi tiempo y cuánto me reporta esa utilización.

Ese imprescindible análisis sobre a qué dedico mi tiempo lleva aparejado algunas recetas infalibles:
Ocupar las horas más productivas del día en las tareas que requieren más esfuerzo, concentración o capacidad cognitiva. Eso depende de cada uno de nosotros, pero en general las primeras horas de la mañana, si van precedidas de un sueño reparador, suelen ser las idóneas. Porque ese es un elemento importante: la falta de sueño o la duración inadecuada de nuestras horas de descanso incide en nuestra capacidad de rendimiento. Y ya lo hemos dicho antes, de poco me sirve estar en mi puesto de trabajo diez horas si apenas rindo cinco o seis. Eso sólo contribuirá a agotarme física y mentalmente.

Las horas son las mismas para nosotros que para grandes directivos, investigadores, científicos o empresarios. No nos engañemos. El problema no es “me falta tiempo”, es que tengo un cierto lío con mis tareas y su jerarquización.

¿Trabajas por impulsos o te preocupas por fijar objetivos? Anuales, mensuales, semanales, diarios…. Pues esa tarea es ineludible, y cuando hayas interiorizado que hay que hacerlo ya no podrás vivir en el caos y la improvisación. 

Un estudio sobre Tiempo y Productividad publicado por Work Meter confirma, por ejemplo, que consultamos el mail unas 35 veces al día lo cual supone la cuarta parte de nuestra jornada laboral!!!!! Las interrupciones están entre las 50 y 60 diarias y lo más grave es que tras ser interrumpidos necesitamos entre 2 y 3 minutos para estar de nuevo concentrados al 100%. Según ese mismo estudio,  el coste de todos esos ladrones de tiempo está valorado en más de 8.000 euros por empleado y año. Los datos hablan por sí solos.

Inadecuada gestión del mail, pérdida de tiempos en reuniones poco fructíferas, compañeros que nos interrumpen sin descanso. Y todo esto sin haber mencionado todavía cómo nuestro trabajo invade otras esferas de nuestra vida que deberían estar más protegidas. Que tire la primera piedra quién no atiende llamadas desde su casa después de la cena, quien no mira de cuando en cuando el mail los fines de semana como si el futuro de la Empresa dependiera exclusivamente de nosotros o quien se ha levantado de una comida o ha salido de un curso para atender una llamada.  

Otro ladrón de tiempo, aunque este de tipo interno, es la actitud de procastinar (es decir aplazar, postergar algo que tenemos que hacer) y que tampoco nos ayuda. Este ladrón de guante blanco viene muy determinado por nuestra actitud ante el trabajo y nuestra personalidad. En este caso, si un comportamiento procastinador nos perjudica hay que echar mano del sabio refranero español “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”.

Planificar y visualizar con anticipación la globalidad de nuestras tareas nos permitirá centrarnos en el core business de nuestra actividad, desechando las tareas improductivas o delegables.

Planteo también para la reflexión un estudio de la Universidad de Stanford que explica las disfunciones que genera la llamada “multitarea” (atendemos varios temas a la vez y todos con alta exigencia), disminuyendo nuestra capacidad de concentración y la calidad del trabajo realizado, al existir muy poca orientación al detalle. Ese estudio afirma que la multitarea es sólo un recurso en casos especiales, pero no un modo de trabajar adecuado. Y sin embargo miro a mi alrededor y me parece estar rodeada por muchos y muchas multitareas permanentes. ¿Estaremos poniendo el foco en el lugar equivocado?

Otro error bastante común es la asignación mal calculada  de tiempos a los trabajos que tenemos encomendados y que debería ser lo más realista posible, para evitar la Ley de Parkinson que dice “se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tiene para ello”.

Por último me gustaría recordar la necesidad de reservar momentos para pensar y reflexionar. No sólo hay que ejecutar. Pensar nos permite innovar y mejorar, elementos básicos de la competitividad.

Y cuidado, revisa tu personalidad y tu forma de actuar. Si tienes un perfil controlador o paternalista, lo tienes un poco más difícil. Tus jornadas podrán ser muy largas si necesitas supervisar en todo a tu equipo porque no te fías de ellos o porque asumes tareas que no son tuyas.

Yo valoro enormemente mi tiempo y me gusta ser su dueña. Es bueno para mí y para los que me rodean. Y tú, ¿quieres ser dueño de tu tiempo?

May Ferreira

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ESCENAS DE NAVIDAD: ELIJA LA SUYA

ESCENA 1

 

No hay tablones suficientes para montar esta mesa, hay de todas las edades, de todos los sexos, de todas las alturas, y todos nos preguntamos a quien se le ha ocurrido poner los tablones así. Entonces se mueven una, dos, tres, cuatro veces y la definitiva es idéntica a la que se había compuesto al principio y sigue sin cubrirse con los manteles todo el territorio.

 

Yo procuro sentarme cerca de la ventana, hace un calor horrible con tantas personas y este año me ha tocado tener en brazos y dar de comer al hermano mayor, el de dos años, de la sobrina de mi marido que tiene ella uno de tres meses en su regazo.

 

El niño come croquetas como si fuera una trituradora, y cada vez que termina una, gira la cabeza me sonríe y dice “ota”, yo no escatimo en mimos, y ahí va otra de jamón y huevo duro. Aunque su madre me ha pasado una chaquetita por si tiene frío, me apiado del pequeño y me resisto a cocerlo en la bechamel que se está metiendo en el cuerpo, el pobre lleva camiseta debajo de su camisita de Zara, y tiene las mejillas del color de la última lava que salió del monte Ontake.

 

Se habla de todo, no se termina ninguna conversación, hay un ruido infernal, un olor a mezcla de comidas casi vomitivo, pero veo muchas caras sonrientes, algunos gestos torcidos, mi marido parece contento charlando, mis hijos jugando; un poco de paciencia, quizás merece la pena estar aquí este rato, se pasará rápido, así que: “¿ota croquetita cariño?”, así no cenas.

 

ESCENA 2

 

Este año me toca Nochebuena con la familia de mi mujer y Navidad y Año viejo con la mía, me parece que es así. De lo que si estoy seguro es que en la mesa que sea, me va a tocar otra vez con el hermano medio bobo de mi mujer, me lo ponen siempre al lado. No habla, no es que sea mudo es que nunca dice nada ni interesante ni poco interesante, nadie se extraña de que se haya quedado soltero. Deben pensar todos que yo también soy medio lelo y por eso me lo calzan o quizás me castigan así por haberme casado con su hija. Al cuñado listo le ponen al lado de su mujer y mi suegra, y me mira como diciendo “ale otra vez te ha tocado al lado del hermanito…”, y yo le miro diciendo, “sé con quien se la pegas a mi cuñada”, es la escena de Duelo de Titanes.

 

Lo que si hago es la guerra fría poco a poco, por ejemplo si mi cuñada, la lista, ha hecho canelones este año e insiste que son muy sofisticados porque les ha dado un punto con nuez moscada, (ella sabe de todo), yo digo que la nuez moscada tiene un componente cancerígeno y así bloqueo gran parte de las alabanzas de los susodichos canelones. Aunque mi santa dirá inmediatamente que eso es una idiotez de las mías, que no tengo ni idea y que me lo he inventado, con eso puede defender a su hermana allí mismo, aunque en casa piensa otras cosas, como que… para canelones ¡los suyos!. Inmediatamente yo animo a que se los coman y noto el miedo pasear por los platos. Es la mejor sensación que voy a tener en esa mesa tan familiar. También procuro que el hermano bobo pida repetir de canelones, para que mi mujer le diga en alto alguna bordería de las suyas aunque esas no lleven nuez moscada, es especialista en ellas, y quede como más bobo aún de lo que ya es. Es el momento en el que algún dardito entonces empieza a volar por encima de los polvorones como si fuera  deporte olímpico.

 

Miro a mis hijos bastante aburridos, porque no les deja la game el hijo de la canelones,  tiene muy mala leche ese niño. En cuanto diga uno que ha quedado con sus amigos yo soy el voluntario que quiero hacer el trayecto. Y pensar que el año pasado fue igual y el próximo será lo mismo…

 

 

ESCENA 3

No haber estado todo el año con ellos, hace que esta cena de navidad sea LA CENA. Estamos todos, de todas las familias, de la mía, de la suya, los amigos míos, los suyos, los amigos de alguien deben ser esos que entran ahora, el abuelo está encantado con los boleros que suenan … a esos no los conozco, debe ser la madre de alguien, ha venido hasta un exmarido y eso que ya hay un medio novio más joven que le hace la competencia. ¡¡¡¡¡Da igual!!!!!, creo que no estamos celebrando fin de año, estamos celebrando que estamos todos bien, que podemos estar  juntos, que todo lo que ha pasado en el año no tiene la menor importancia porque en este momento estamos aquí. El cava no es catalán por reivindicación de alguien y acaba de llegar uno de Barcelona, se me había olvidado, le invitamos porque estaba solo estos días. Espera que seguro que hay un fuet en la nevera que lo sacamos en la bandeja con el turrón para que se sienta bien y crea que a nosotros lo de la independencia nos parece tan rica como la butifarra.

 

Me abrazo con el final de las campanadas a quien hace mucho que no veo, a con quien estuve muchos días, a mi madre a mis hijos, y al buenorro por supuesto. Sé que es una noche más pero me gusta tener a todos en casa disfrutando, me gustan estos momentos y recuerdo a quien no está y me hubiera gustado que estuviera conmigo, pero estará bien seguro. Para evitar la melancolía salgo un momento a la terraza a ver los fuegos artificiales del barrio, que cada año son mejores, alguien se me acerca por la espalda, nos miramos, sonreímos y le digo cuanto me gusta que este aquí hoy, y ella me dice ¡¡¡ que suerte tienes siempre, que macizo está!!!. Un petardo le ha impedido oír mi comentario.

Mila Guerrero
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El dulce espejismo de la Navidad.

Las Navidades son un periodo contradictorio, de penas y alegrías, de buenos deseos, de tirar la casa por la ventana con comilonas y regalos, de prisas y carreras organizando amigos invisibles o comprando esos décimos de última hora.

 

 

Los sentimientos parecen estar a flor de piel y salen a borbotones. Nos empeñamos en borrar momentáneamente las rencillas y diferencias con esos cuñados cicateros o con un vecino pesadísimo, aun sabiendo que tus cuñados seguirán teniendo la misma actitud mezquina y el vecino del quinto seguirá siendo tan impertinente como hasta ahora.

 

Pero estos días en los que se encienden luces hasta en las alcantarillas parece que nos vemos casi obligados a dejarnos llevar por esos buenos sentimientos que no durarán en el mejor de los casos dos semanas, porque la llegada del nuevo año y la vuelta a la rutina, colocan esa indulgencia en el recuerdo.

 

Deseamos estar juntos con las personas que queremos y la nostalgia nos golpea porque hay ausencias dolorosas y aunque lo deseamos con toda nuestra alma hay personas que ya no van a traspasar la puerta de tu casa para esa cena, exclamando como lo hacía la yaya Pilar:”hija, qué rico huele”.

 

En la televisión se repite la rutina de todos los años, programas recapitulativos de todo lo ocurrido: nacimientos, muertes, bodas, todo pasa delante de nuestros ojos como una película reciente que, sin embargo, ya está acabada y no tiene segunda parte. O tal vez sí. Cada uno de nosotros sabe si éste ha sido un año memorable en su vida o mejor saltar cuanto antes al siguiente y desear que la suerte nos sea favorable. O que nuestro talento por fin decida desplegar todas sus alas y ofrecernos nuevas oportunidades.

 

Las conversaciones se repiten: ¿dónde pasas las fiestas? ¿qué cenas en nochebuena? ¿vas a salir en nochevieja? Y suelo escuchar las mismas respuestas, son días reservados para la familia. Creo que todavía tenemos mucho concepto de tribu. Pero no me podéis negar que son precisamente estas fechas en las que esas cenas opíparas hacen los más extraños compañeros de mesa y acabas cenando al lado de ese primo de tu mujer al que no soportas, y que por supuesto no ves nunca, pero que puntualmente, se encarga de amargarte una de las últimas cenas del año. Pero sonríes, tú, yo, y todos. No podemos desentonar con toda esa decoración luminosa, los anuncios de cava, dorados y burbujeantes, y esa sucesión casi infinita de publicidad dedicada a los perfumes y a los juguetes!!!!

Nuestra actitud tiene que armonizar con todo lo que nos rodea, con el azúcar rebosante de turrones, los aromáticos polvorones, los mazapanes, cuyo propio nombre evoca emociones apacibles y un poco empalagosas. Todo es dulce alrededor. Ese espíritu nos lo meten a presión los grandes almacenes que nos golpean sin piedad y descanso desde el mes de octubre! Y es que cada vez la Navidad dura más o a mí se me hace más larga.

 

Todo ello por no mencionar al inefable Papa Noël haciendo horas extras como un loco (no sabe lo de la reforma laboral) y sus colegas los Reyes Magos (que siguen trabajando en precario), y se pasan todo el año mano sobre mano y en una semana pretenden realizar toda la tarea y además hacer las entregas a tiempo. Y aunque contraten muchos ayudantes a tiempo parcial (más precarios todavía), véanse pajes, Rudolp el Reno, camellos y demás extras, acaban agotados y estresados. Sé de buena tinta que todos estos acabaron el año pasado de baja laboral.

 

Capítulo aparte merecen los regalos. Porque para comprarlos utilizamos dinero, tarjetas de crédito, y espero que buena voluntad, pero empatía, lo que se dice empatía, poca. Rectifico, muy poca. Los regalos los compramos con nuestro criterio, desde nuestro punto de vista y nuestro gusto en la mayoría de los casos, sólo así se explica la avalancha de personas con cara de pocos amigos que acuden a primera hora del día después de la visita de Papa Noel o los Reyes a cambiar ese jérsey horroroso de color lila que te regaló tu suegra. Es de cuello subido (claro, ella es muy friolera, pero tú siempre tienes calor), y sabe que sólo te gustan los colores claros (pero a ella le encantan los tonos morados). Otro síntoma de malevolencia es el de las tallas cuando te regalan ropa. O sino que alguien me explique por qué tu cuñada Carmen elige para ti una falda de tubo monísima, pero de una ridícula talla 40, cuando sabe que tú gastas una 44. Así cuando abres el paquete y dices: ”gracias cielo, es preciosa, pero un poco pequeña”. Ella responderá: ”Huy, es que has engordado mucho desde el verano…”  Bruja!

 

O al revés, tu otra cuñada Encarna, que en este caso "encarna" la malignidad más feroz (disfrazada de niña mona), te regala una falda de la talla 46, y cuando tú exclamas, “pero querida, es enorme…. me sobra la mitad”. Ella exclama asombrada: ”cómo engañan los cuerpos, como retienes tanto líquido, te veía mucho más rellenita….”, y ése es el momento en el que todo tu espíritu navideño se esfuma como por arte de magia y coges esa bandeja de plata llena de cocktail de marisco primorosamente preparado por tu suegra para lanzársela a la cabeza a Encarna….. Es entonces cuando tu marido te agarra por el brazo y te dice, “¿cariño, te sirvo un poco más de foie?”, salvando así el preludio de una batalla campal que acabaría con las mechas californianas de la inefable Encarna debajo de una copa de vino.

 

Han sido sólo unos segundos pero has estado a punto de desmembrar a cachitos a parte de la familia. Olvida a toda la cofradía del Santo Reproche y disfruta las fiestas, que se acaban (afortunadamente) y volvemos a la normalidad.

 

El espejismo tiene fin. En Enero todos a régimen. Mi único horizonte son las rebajas, mis hijas al cole y volver al trabajo.

 

Os deseo a todos unas muy Felices Navidades y que 2015 venga repleto de deseos cumplidos y éxitos personales y profesionales.

 

 

May Ferreira

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En la playa como en la Empresa: Cubo, pala y rastrillo

Escribo este post desde un lugar privilegiado, tal vez yo no necesito más. Una terraza enfrente al mar. Delante de mí un paisaje en el que se mezclan las palmeras y al fondo la inmensidad de un mar que se junta a su vez en colorido con el cielo. Mitad azul, mitad grisáceo, la temperatura perfecta. Poco más se puede pedir. Escribir me relaja. Estos días también son los de la lectura atrasada.

 

 

 

Las vacaciones son esos días maravillosamente desordenados que se suceden unos tras otros perezosos, con los horarios trastocados, las comidas precedidas de largos aperitivos y acompañadas de tertulias, las salidas nocturnas sin prisas ni horarios, la sonrisa fácil, la piel tostada, el pensamiento más despreocupado, los uniformes de las niñas primorosamente guardados en un armario, el Outlook aparentemente abandonado por unos días…. Aunque no sé si os ha sucedido como a mí que en las últimas semanas tuve una súper inflación de todo tipo de mails, recordatorios, notas o argucias comerciales de cualquier tipo por parte de todas las empresas deseándome un feliz veraneo hasta tal punto que estuvieron a punto de bloquear todas mis cuentas de correo. En fin….

                                        
Esos días de asueto que cada uno de nosotros saborea según sus gustos a mí me producen un especial gozo en buenas playas, de arena fina y a las que puedo ir pertrechada con lectura apetecible. Y esas tardes, cuando el calor ya deja de apretar y el sol empieza a caer son para mí una agradable fuente de energía y tranquilidad al mismo tiempo. Y de inspiración. Para escribir. Para nuevas ideas. Nuevos proyectos. Muchas y muchos de ellos acaban en un cajón y otros en la papelera. Alguno se depura y llega a algún sitio y alguna idea la escribo. Pero estos dos o tres días de playa me han demostrado que la vida de empresa es profundamente envolvente. Me explico.

 

Me hubiera gustado que esa inspiración o esa lucidez que puede aparecer cuando casi me salpican las olas me sirvieran para idear una novelita corta o algún relato. O incluso algún cuento. Cuando era jovencita escribía cuentos y a mi hija mayor le gustaban. Incluso llegué a ganar un concurso (hace tantos años que estaba adormecido en mi memoria). Pues no. No me ocurre nada de eso. Estoy contaminada. ¿Sabéis lo que me inspira la playa? Escribir sobre el mundo empresarial.
 

Sé lo que estaréis pensando los que estéis leyendo este post en pleno mes de agosto. ¡no tenemos remedio! Pero no se trata de estar en la playa y estar pensando en el trabajo. Esto es distinto. A mí como mujer que soy del mundo de los RR.HH. lo que me apasiona son las personas y en concreto su desarrollo, y lo que observo en la playa es la misma tipología de personas que tenemos en la empresa…. Pero en traje de baño. Sólo un poquito más vulnerables, porque dejamos al aire algunas fealdades físicas.

Pablo Picasso afirmaba que “cuando lleguen las musas que me encuentren trabajando”. En mi caso estos días me encuentran en la tumbona. Pero ésta se ha convertido para mí en el punto de observación desde el cual la orilla de la playa es esa pasarela en la que estoy reconociendo a los empleados de la organización. Y os aseguro que está resultando revelador ver a algunos desprovistos de la corbata o de los tacones tras los que se parapetan o exigen a RR.HH que motiven a esos trabajadores a los que ellos no son capaces de animar o despidan a esos que ellos no fueron capaces de retener. ¿Sabéis de lo que hablo, verdad?

Con paso apremiado y firme y sujetando fuertemente el cubo caminaba el Director General mientras hablaba (casi gritaba) al resto del Comité de Dirección. Tal vez lo hacía porque el ruido de las olas impedía que los demás le oyeran, sin embargo el mar estaba en calma, había pocas olas, y las que llegaban eran de poca altura, la bandera de la playa era verde… pero él seguía gritando. Su paso se hacía cada vez más rápido y se alejaba de los demás. Pero ni una vez volvió la vista atrás, convencido como estaba que los demás le seguían “soy el líder, pensó”. Si hubiera girado la cabeza una vez, sólo una vez.

En segundo lugar caminaba el Director Financiero, que lo hacía atosigado  por la velocidad que imprimía a aquella marcha el Director General. Este llevaba una pala de gran tamaño en la mano y recogía todas las piedras que encontraba en aquella carrera sin sentido. El trote le estaba dejando exhausto pero no se atrevía a protestar.

El Director Comercial dibujaba con su rastrillo un camino en la arena que el agua se encargaba de borrar de inmediato. Seguía a los otros dos a cierta distancia atareado como estaba no sólo en el dibujo sino con la cabeza puesta en la estrategia con la que conseguiría asestar un golpe mortal a la competencia. ¡vaya que lo haría!

La Directora de RR.HH los miró con cierto hastío. Aquellas reuniones en capitales de la costa siempre acababan igual. Un hotel estupendo, comités interminables, una playa preciosa, y la brillante idea de hacer una reunión más informal a pie de chiringuito…. Un perfecto desastre.

Miró cómo se alejaban sus compañeros y sonrió. Se sentó en la orilla y se descalzó. El agua fresca le produjo una inmensa sensación de bienestar. Disponía de un cuarto de hora de soledad y tranquilidad.

Cuando les viera acercarse se retiraría un poco de la orilla y con disimulo se uniría de nuevo al grupo. Eran ellos. Llevaban cubo, pala y rastrillo.

En la playa, como en la empresa

May Ferreira

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Reuniones Eficaces: Guia Metodologica

Las reuniones de trabajo consumen gran parte de nuestro tiempo en el ámbito profesional.

Pero ¿sabemos gestionarlas adecuadamente?

Esta práctica guía nos ayudará a optimizar nuestro bien más preciado y escaso:  EL TIEMPO, gracias a la gestión adecuada de nuestras reuniones de trabajo.

 

 

Contenido:


I. Preparación y convocatoria

 

II. Conducción y realización

 

III. Acta y evaluación

 

 

 

 

 I. Preparación y Convocatoria

Pasos:  

              1. Fijar Objetivos.
              2. Determinar los participantes.

              3.  Confirmar la logística.

              4.  Elaborar la Agenda.

Paso 1. Fijar Objetivos.

   Preguntas a plantearse: 

1.    ¿Por qué es necesaria la reunión?

2.    ¿Es posible alcanzar los objetivos sin una reunión?

3.    ¿Puede sustituirse por video conferencia, e-mail, llamada telefónica compartida?.

     Reflexionar sobre el propósito de la reunión:

1.    ¿Sobre que asunto vamos a hablar, informar?.

2.    ¿Qué habrá que decidir?.

3.    ¿Qué queremos conseguir?. 

Paso 2. Determinar los participantes.

 Incluir  la lista de las personas adecuadas, teniendo en cuenta lo siguiente: 

                               - Aquellos a los que se debe informar.

                               - Aquellos a los que se debe consultar.

                               - Aquellos que pueden aportar.

                               - Aquellos que pueden y deben tomar decisiones. 

Decidir de qué va hablar o informar cada participante, acordando con el interesado el alcance de su exposición y tiempo que prevé,  para definir el tiempo total de la reunión. 

Paso 3. Confirmar la logística. 

Facilitar a todos la información pertinente, al menos tres días antes de la fecha prevista y que debe incluir lo siguiente: 

1.    Cuando: Fecha y hora de comienzo y hora de finalización

   2.    Donde: Lugar (hotel, sala, despacho).

   3.    Nombre y teléfono de la persona de contacto, para resolver dudas o avisar de imprevistos.

   4.     Horario de comidas y descansos.

   5.    Materiales que deben llevar los participantes: informes, documentos, muestras, diagramas, estadísticas...etc.

   6.    Preparación previa: documentos que deben leer previamente o estudiar.

   7.    Lista de los participantes e información sobre su ponencia o el porqué de su presencia en la reunión.

   8.   Quien dirige la reunión, quien la modera  y quien se encargará de las     responsabilidades de secretario.

Nota: Para la eficacia de las reuniones es importante que existan estas tres funciones: presidente, moderador y secretario. No obstante, puede en ocasiones, valorarse la conveniencia de que quien preside la reunión, asuma también las funciones de moderador.

 

En la medida en que quien modera, no tenga un ascendiente jerárquico con el resto de asistentes o alguno de ellos, que pudiera influir negativamente, en la espontaneidad o libertad de hablar, puede entonces coincidir  las funciones de presidente y moderador.

En las reuniones de coordinación donde hay una situación de “iguales entre iguales”, el moderador siempre asumirá las funciones de presidencia. 

Paso 4. Elaborar la agenda. 

1. Prepare una agenda  con un sumario claro y completo de los temas a tratar, utilizando el modelo del Anexo I.
2. Adjunte toda la información que sea relevante, (paso nº 3, anterior).
3. Sea realista, no incluya mas temas de los que razonablemente puedan ser discutidos, en el tiempo asignado.
4. Tenga en cuenta las sugerencias de otros participantes.
5. Redacte la agenda de forma clara con frases y términos coloquiales. Evite las abreviaturas y siglas que no sean conocidas por los participantes.
6. Incluir siempre:
• Lista de temas
• Tiempo para cada tema
• Personas responsables. 

II. Conducción y Realización

1. Presidir una reunión.
2. Moderar una reunión.
3. Tratamiento de los asuntos
4. Secretario de la reunión
5. Participantes en la reunión
6. Consejos prácticos. 

1. Presidir una reunión. 
Quien preside la reunión deberá apoyar en todo momento la gestión del moderador, que es sobre quien realmente recae la responsabilidad de la buena marcha de la reunión.

Procurará actuar como uno mas, especialmente en las etapas de “tormenta de ideas”, donde se buscan soluciones con creatividad.

2.  Moderar una reunión.

El moderador no tiene que ser necesariamente quien preside la reunión. La  preside quien debe por función de su cargo, aunque es buena práctica ceder la presidencia de vez en cuando. Puede ayudar a la creatividad en la toma de decisiones y en la aportación de soluciones. Véase nota de I. Preparación y Convocatoria, Paso 3, en Pág. 2. 

La labor del moderador es asegurar:

1. Que la reunión empieza y termina puntualmente.
2. Que el tiempo se consume tratando los temas de la agenda según el orden establecido.
3. Que las discusiones no nos desvían del tema.
4. Que todos los presentes participan activamente.
5. Que si surgen asuntos personales, se tratan con brevedad.
6. Que todas las conclusiones y decisiones, están claras para todos los presentes.
7. Que se repasan las conclusiones y decisiones, antes de que la reunión finalice.

         3. Tratamiento de los  asuntos. 

1. Priorizar, si no estuviese ya  previsto en la agenda y tratar primero el tema mas importante.
2. Posponer los asuntos menos importantes para la próxima reunión, si es necesario para cumplir con el horario.
3. Tratar conjuntamente los asuntos que tengan relación entre si.
4. Establecer un límite de tiempo para cada tema y cumplir con la agenda prevista, excepto que aparezca un imprevisto y se priorice de nuevo.
5. Para cada decisión fijar claramente: qué hay que hacer, quien se hace responsable y para cuando.
6. Huir de las indecisiones y conclusiones poco claras. 

4.    Secretario de la reunión.

El secretario desempeña un papel importante en  la reunión, por eso es conveniente que en todas las reuniones exista esta función.

En todas las situaciones, donde se intercambia mucha información, puede haber distintas interpretaciones, que él debe aclarar. 

Concretamente deberá:

  1.    Captar ideas sin desvirtuar y parafrasear.

  2.    Revisar para comprobar que en todo momento se está tomando nota de la información adecuada.

  3.    Ayudar al moderador a conducir la reunión.

4. Confeccionar las actas.  

Consejos para un secretario eficiente.

1.    Pide aclaraciones cuando debe comprobar si anotó bien la información.

2.    Escribe solo las palabras o frases esenciales. No necesita consignarlo todo, como el taquígrafo del juzgado.

3.    Trata de usar las mismas palabras expresadas, no una interpretación propia.

4.    Cuando la ocasión lo requiera, se ayuda de un “papelografo” o pizarra,  para escribir, a plena vista de todos y con letra bien legible, los aspectos concretos de la información que se aporta o acuerdos alcanzados.

5.    Usa círculos o subrayados, para destacar ideas, frases, decisiones o mensajes importantes.

6.    Numera todos los diagramas para mantener el orden y el flujo de la información.

7.    No elimina ideas o frases, tan solo por que  no está de acuerdo.

8.    Si la reunión es larga y técnica, solicita al grupo que revise las notas periódicamente.  

5.    Participantes en la reunión.

La responsabilidad del participante, no se limita a su presencia física; el éxito de la reunión depende de la involucración, compromiso, creatividad, entusiasmo y participación activa de todos los asistentes. 

Para la eficacia de las reuniones, como participante deberías considerar los siguientes consejos:

1.    Cuando seas convocado a una reunión, reflexiona sobre la necesidad de que tu asistas o bien puedas mandar a otra / as personas en tu lugar.

2.    Asegúrate del papel que estás desempeñando en al reunión. ¿Qué consigues asistiendo?. ¿En que puedes contribuir?.

3.    Conoce los nombres, cargos y papeles de los demás participantes. Si la reunión es externa, solicita sus tarjetas y ofréceles la tuya.

4.    Involúcrate. Participa activamente. Escucha y pide ser escuchado. Presenta tus ideas sincera y coherentemente.

5.    No te permitas interrupciones: tu móvil, el teléfono, evita que te llamen. Estar en lo que estás favorece la eficacia.

6.    No hables en exceso ni trates de ser dominante.

7.    Sé un buen oyente  –escucha empáticamente-, que supone esforzarse por comprender las ideas de los demás y qué se esconde detrás de ellas. Demuestra tu interés a través del lenguaje corporal.

8.    No critiques ni con el lenguaje corporal (sonrisitas, muecas, miradas).

9.    Pregunta cuando algo no esté claro.

10. Sé tolerante. No permitas que los puntos de vista de los demás, su comportamiento, vestimenta o manera de hablar, te irriten.

11.  Mantente en el tema que se está tratando. No hagas comentarios que no sean relevantes para ese tema o que solo sirvan a tus propios intereses.

12. No hagas promesas a menos que puedas cumplirlas.

13. Respeta y ayuda al moderador y al presidente  de la reunión.

14. Si vas a participar en la reunión presentando algún tema, envía al menos tres días antes de la misma, a todos los asistentes, copia de la documentación que vas a presentar. 

   6. Consejos  prácticos. 

1.    Empezar la reunión resumiendo las conclusiones de la anterior.

2.    Revisar cómo se han cumplido las decisiones de la reunión anterior o de aquellas, cuya fecha de ejecución fue planificada para antes de la presente reunión y deberá por tanto quedar reflejado en el acta de la de hoy.

3.    Utilizar ayudas audiovisuales: ordenador, cañón, retroproyector, papelógrafos, pizarras.

4.    Utilizar técnicas creativas para tomar notas que descansan la mente, tales como:”mapas mentales” (“Brain Maps”), configuraciones de desarrollo matriz, que facilitan su seguimiento y comprensión.

5.    Hacer descansos regularmente. Cada 1 ¼ h,  suele ser buena práctica.

6.    Tener previstos los horarios para “cofee breaks” y comidas.

7.    Variar la manera de organizar las reuniones: distintas salas,  distintos lugares, posición  de la mesas. Si son reuniones regulares, que todos participen en el papel de moderador, presidente y en la función de secretario.

8.    Utilizar salas agradables. Preferiblemente con luz exterior. Sin ruidos. 

III. Acta y Evaluación. 

Al finalizar cada reunión es importante que cada uno de los asistentes: 

1.    Haga una relación en su agenda, de todas las tareas que ha asumido.

2.    Termine sus tareas en la fecha acordada y con el nivel de calidad esperado.

3.    Considere después de cada reunión si: 

·         ¿Ha funcionado la reunión satisfactoriamente?

·         ¿Puedo hacer algo para asegurarme de que la próxima reunión funciona mejor?.

Y tenga en cuenta la importancia de:

1.    Informar cuando una tarea está terminada o surgen complicaciones en el camino. “Feedback” adecuado.

       2.   Hacer  su propio seguimiento.

Existen dos documentos que nos permitirán evaluar la utilidad y los resultados de las reuniones. 

El  primero es la evaluación de la misma, que a partir de la opinión de los asistentes, nos ayudará a mejorar la  eficacia de las reuniones. 

Esta evaluación es muy importante para todos, así conocemos como hemos valorado la reunión, no desde una perspectiva individual, sino de equipo. No obstante en algunos casos concretos y por circunstancias concretas,  pueden los participantes, decidir no hacer esa evaluación.

El segundo es el acta de la reunión, que permitirá hacer un seguimiento de los temas y acuerdos alcanzados. 

Las actas, dentro de lo posible, deberían estar disponibles inmediatamente después de la reunión y nuca mas tarde de los tres días siguientes. 

Las actas deben indicar claramente: 

1. Qué tiene que hacerse.
2. Quien va a hacerlo.
3. Para cuando es.

Juan F Bueno

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