Las reuniones de trabajo consumen gran parte de nuestro tiempo en el ámbito profesional.

Pero ¿sabemos gestionarlas adecuadamente?

Esta práctica guía nos ayudará a optimizar nuestro bien más preciado y escaso:  EL TIEMPO, gracias a la gestión adecuada de nuestras reuniones de trabajo.


 
 
Contenido:


I. Preparación y convocatoria
 
II. Conducción y realización
 
III. Acta y evaluación
 
 
 
 

 I. Preparación y Convocatoria


Pasos:  
              1. Fijar Objetivos.
              2. Determinar los participantes.
              3.  Confirmar la logística.
              4.  Elaborar la Agenda.
Paso 1. Fijar Objetivos.
   Preguntas a plantearse: 
1.    ¿Por qué es necesaria la reunión?
2.    ¿Es posible alcanzar los objetivos sin una reunión?
3.    ¿Puede sustituirse por video conferencia, e-mail, llamada telefónica compartida?.

     Reflexionar sobre el propósito de la reunión:

1.    ¿Sobre que asunto vamos a hablar, informar?.
2.    ¿Qué habrá que decidir?.
3.    ¿Qué queremos conseguir?. 

Paso 2. Determinar los participantes.
 Incluir  la lista de las personas adecuadas, teniendo en cuenta lo siguiente: 
                               - Aquellos a los que se debe informar.
                               - Aquellos a los que se debe consultar.
                               - Aquellos que pueden aportar.
                               - Aquellos que pueden y deben tomar decisiones. 
Decidir de qué va hablar o informar cada participante, acordando con el interesado el alcance de su exposición y tiempo que prevé,  para definir el tiempo total de la reunión. 

Paso 3. Confirmar la logística. 
Facilitar a todos la información pertinente, al menos tres días antes de la fecha prevista y que debe incluir lo siguiente: 

1.    Cuando: Fecha y hora de comienzo y hora de finalización
   2.    Donde: Lugar (hotel, sala, despacho).
   3.    Nombre y teléfono de la persona de contacto, para resolver dudas o avisar de imprevistos.
   4.     Horario de comidas y descansos.
   5.    Materiales que deben llevar los participantes: informes, documentos, muestras, diagramas, estadísticas...etc.
   6.    Preparación previa: documentos que deben leer previamente o estudiar.
   7.    Lista de los participantes e información sobre su ponencia o el porqué de su presencia en la reunión.
   8.   Quien dirige la reunión, quien la modera  y quien se encargará de las     responsabilidades de secretario.

Nota: Para la eficacia de las reuniones es importante que existan estas tres funciones: presidente, moderador y secretario. No obstante, puede en ocasiones, valorarse la conveniencia de que quien preside la reunión, asuma también las funciones de moderador.
 
En la medida en que quien modera, no tenga un ascendiente jerárquico con el resto de asistentes o alguno de ellos, que pudiera influir negativamente, en la espontaneidad o libertad de hablar, puede entonces coincidir  las funciones de presidente y moderador.

En las reuniones de coordinación donde hay una situación de “iguales entre iguales”, el moderador siempre asumirá las funciones de presidencia. 

Paso 4. Elaborar la agenda. 
  1. Prepare una agenda  con un sumario claro y completo de los temas a tratar, utilizando el modelo del Anexo I.
  2. Adjunte toda la información que sea relevante, (paso nº 3, anterior).
  3. Sea realista, no incluya mas temas de los que razonablemente puedan ser discutidos, en el tiempo asignado.
  4. Tenga en cuenta las sugerencias de otros participantes.
  5. Redacte la agenda de forma clara con frases y términos coloquiales. Evite las abreviaturas y siglas que no sean conocidas por los participantes.
  6. Incluir siempre:
    • Lista de temas
    • Tiempo para cada tema
    • Personas responsables. 

II. Conducción y Realización


  1. Presidir una reunión.
  2. Moderar una reunión.
  3. Tratamiento de los asuntos
  4. Secretario de la reunión
  5. Participantes en la reunión
  6. Consejos prácticos. 
1. Presidir una reunión. 
Quien preside la reunión deberá apoyar en todo momento la gestión del moderador, que es sobre quien realmente recae la responsabilidad de la buena marcha de la reunión.
Procurará actuar como uno mas, especialmente en las etapas de “tormenta de ideas”, donde se buscan soluciones con creatividad.

2.  Moderar una reunión.
El moderador no tiene que ser necesariamente quien preside la reunión. La  preside quien debe por función de su cargo, aunque es buena práctica ceder la presidencia de vez en cuando. Puede ayudar a la creatividad en la toma de decisiones y en la aportación de soluciones. Véase nota de I. Preparación y Convocatoria, Paso 3, en Pág. 2. 

La labor del moderador es asegurar:

  1. Que la reunión empieza y termina puntualmente.
  2. Que el tiempo se consume tratando los temas de la agenda según el orden establecido.
  3. Que las discusiones no nos desvían del tema.
  4. Que todos los presentes participan activamente.
  5. Que si surgen asuntos personales, se tratan con brevedad.
  6. Que todas las conclusiones y decisiones, están claras para todos los presentes.
  7. Que se repasan las conclusiones y decisiones, antes de que la reunión finalice.
         3. Tratamiento de los  asuntos. 
  1. Priorizar, si no estuviese ya  previsto en la agenda y tratar primero el tema mas importante.
  2. Posponer los asuntos menos importantes para la próxima reunión, si es necesario para cumplir con el horario.
  3. Tratar conjuntamente los asuntos que tengan relación entre si.
  4. Establecer un límite de tiempo para cada tema y cumplir con la agenda prevista, excepto que aparezca un imprevisto y se priorice de nuevo.
  5. Para cada decisión fijar claramente: qué hay que hacer, quien se hace responsable y para cuando.
  6. Huir de las indecisiones y conclusiones poco claras. 
4.    Secretario de la reunión.
El secretario desempeña un papel importante en  la reunión, por eso es conveniente que en todas las reuniones exista esta función.
En todas las situaciones, donde se intercambia mucha información, puede haber distintas interpretaciones, que él debe aclarar. 
Concretamente deberá:
  1.    Captar ideas sin desvirtuar y parafrasear.
  2.    Revisar para comprobar que en todo momento se está tomando nota de la información adecuada.
  3.    Ayudar al moderador a conducir la reunión.
4. Confeccionar las actas.  

Consejos para un secretario eficiente.
1.    Pide aclaraciones cuando debe comprobar si anotó bien la información.
2.    Escribe solo las palabras o frases esenciales. No necesita consignarlo todo, como el taquígrafo del juzgado.
3.    Trata de usar las mismas palabras expresadas, no una interpretación propia.
4.    Cuando la ocasión lo requiera, se ayuda de un “papelografo” o pizarra,  para escribir, a plena vista de todos y con letra bien legible, los aspectos concretos de la información que se aporta o acuerdos alcanzados.
5.    Usa círculos o subrayados, para destacar ideas, frases, decisiones o mensajes importantes.
6.    Numera todos los diagramas para mantener el orden y el flujo de la información.
7.    No elimina ideas o frases, tan solo por que  no está de acuerdo.
8.    Si la reunión es larga y técnica, solicita al grupo que revise las notas periódicamente.  

5.    Participantes en la reunión.
La responsabilidad del participante, no se limita a su presencia física; el éxito de la reunión depende de la involucración, compromiso, creatividad, entusiasmo y participación activa de todos los asistentes. 
Para la eficacia de las reuniones, como participante deberías considerar los siguientes consejos:
1.    Cuando seas convocado a una reunión, reflexiona sobre la necesidad de que tu asistas o bien puedas mandar a otra / as personas en tu lugar.
2.    Asegúrate del papel que estás desempeñando en al reunión. ¿Qué consigues asistiendo?. ¿En que puedes contribuir?.
3.    Conoce los nombres, cargos y papeles de los demás participantes. Si la reunión es externa, solicita sus tarjetas y ofréceles la tuya.
4.    Involúcrate. Participa activamente. Escucha y pide ser escuchado. Presenta tus ideas sincera y coherentemente.
5.    No te permitas interrupciones: tu móvil, el teléfono, evita que te llamen. Estar en lo que estás favorece la eficacia.
6.    No hables en exceso ni trates de ser dominante.
7.    Sé un buen oyente  –escucha empáticamente-, que supone esforzarse por comprender las ideas de los demás y qué se esconde detrás de ellas. Demuestra tu interés a través del lenguaje corporal.
8.    No critiques ni con el lenguaje corporal (sonrisitas, muecas, miradas).
9.    Pregunta cuando algo no esté claro.
10. Sé tolerante. No permitas que los puntos de vista de los demás, su comportamiento, vestimenta o manera de hablar, te irriten.
11.  Mantente en el tema que se está tratando. No hagas comentarios que no sean relevantes para ese tema o que solo sirvan a tus propios intereses.
12. No hagas promesas a menos que puedas cumplirlas.
13. Respeta y ayuda al moderador y al presidente  de la reunión.
14. Si vas a participar en la reunión presentando algún tema, envía al menos tres días antes de la misma, a todos los asistentes, copia de la documentación que vas a presentar. 

   6. Consejos  prácticos. 
1.    Empezar la reunión resumiendo las conclusiones de la anterior.
2.    Revisar cómo se han cumplido las decisiones de la reunión anterior o de aquellas, cuya fecha de ejecución fue planificada para antes de la presente reunión y deberá por tanto quedar reflejado en el acta de la de hoy.
3.    Utilizar ayudas audiovisuales: ordenador, cañón, retroproyector, papelógrafos, pizarras.
4.    Utilizar técnicas creativas para tomar notas que descansan la mente, tales como:”mapas mentales” (“Brain Maps”), configuraciones de desarrollo matriz, que facilitan su seguimiento y comprensión.
5.    Hacer descansos regularmente. Cada 1 ¼ h,  suele ser buena práctica.
6.    Tener previstos los horarios para “cofee breaks” y comidas.
7.    Variar la manera de organizar las reuniones: distintas salas,  distintos lugares, posición  de la mesas. Si son reuniones regulares, que todos participen en el papel de moderador, presidente y en la función de secretario.
8.    Utilizar salas agradables. Preferiblemente con luz exterior. Sin ruidos. 

III. Acta y Evaluación. 
Al finalizar cada reunión es importante que cada uno de los asistentes: 

1.    Haga una relación en su agenda, de todas las tareas que ha asumido.
2.    Termine sus tareas en la fecha acordada y con el nivel de calidad esperado.
3.    Considere después de cada reunión si: 
·         ¿Ha funcionado la reunión satisfactoriamente?
·         ¿Puedo hacer algo para asegurarme de que la próxima reunión funciona mejor?.
Y tenga en cuenta la importancia de:
1.    Informar cuando una tarea está terminada o surgen complicaciones en el camino. “Feedback” adecuado.
       2.   Hacer  su propio seguimiento.

Existen dos documentos que nos permitirán evaluar la utilidad y los resultados de las reuniones. 
El  primero es la evaluación de la misma, que a partir de la opinión de los asistentes, nos ayudará a mejorar la  eficacia de las reuniones. 
Esta evaluación es muy importante para todos, así conocemos como hemos valorado la reunión, no desde una perspectiva individual, sino de equipo. No obstante en algunos casos concretos y por circunstancias concretas,  pueden los participantes, decidir no hacer esa evaluación.
El segundo es el acta de la reunión, que permitirá hacer un seguimiento de los temas y acuerdos alcanzados. 
Las actas, dentro de lo posible, deberían estar disponibles inmediatamente después de la reunión y nuca mas tarde de los tres días siguientes. 
Las actas deben indicar claramente: 

  1. Qué tiene que hacerse.
  2. Quien va a hacerlo.
  3. Para cuando es.
Juan F Bueno